Migração de sistema para clínica sem perder dado e sem parar o atendimento
A migração é gratuita e conduzida pela nossa equipe: você não redigita nada, só confere e aprova. Implantação completa em 24 a 72 horas, sem fidelidade.
O que trava a troca não é o preço. É o medo de perder o histórico.
Migração de sistema para clínica é o processo de levar cadastro de pacientes, histórico clínico, agenda, procedimentos e financeiro do software atual para o novo, sem redigitação manual. Na Klinvia ela é gratuita, conduzida pela nossa equipe e concluída junto com a implantação, em regra de 24 a 72 horas.
Quase toda clínica insatisfeita com o próprio sistema demora meses para trocar — e o motivo raramente é dinheiro. É a suspeita, quase sempre certa, de que a troca vai significar alguém da recepção redigitando quatro mil cadastros à noite, uma semana de agenda no papel e um histórico clínico que fica para trás no sistema antigo.
Some a isso o contrato com prazo mínimo, a taxa de implantação que aparece do nada e a sensação de estar trocando um problema conhecido por um desconhecido. O resultado é previsível: a clínica continua pagando por um sistema que não resolve, e o custo real some da conta porque nunca aparece na fatura — aparece na fila da recepção, no no-show que ninguém confirma e no repasse calculado na planilha.
Veja em vídeo: 7 pontos antes de escolher o sistema da clínica
Quem migra é o nosso time. Você confere e aprova.
A migração de dados da Klinvia é gratuita e conduzida pela nossa equipe. A clínica não preenche planilha, não digita cadastro e não fica responsável por entender formato de exportação: indica de onde vêm os dados, dá o acesso necessário e aprova o resultado antes da virada.
E a migração não vem sozinha. Ela faz parte do setup, ao lado da configuração da agenda, dos profissionais, dos procedimentos e dos fluxos, do treinamento da equipe e da ativação das automações — tudo conduzido por um especialista dedicado, que acompanha a clínica nos primeiros 30 dias de operação.
A migração passo a passo, do diagnóstico à virada de chave
Diagnóstico do que existe hoje
Qual sistema a clínica usa, o que ele exporta, quantos profissionais e unidades operam e — o mais esquecido — o que está fora do sistema: a agenda paralela no papel, a planilha do financeiro, o histórico que mora no WhatsApp.
Extração dos dados do sistema atual
A nossa equipe solicita e organiza a exportação: cadastro de pacientes, histórico clínico, agenda futura, catálogo de procedimentos, tabelas de preço e situação financeira. Se algum bloco não tiver exportação viável, isso é dito antes da contratação — não depois.
Mapeamento e importação
Cada campo do sistema antigo vira o campo correspondente na Klinvia, junto com a configuração de agenda, prontuário, profissionais, procedimentos e regras de comissionamento.
Conferência e aprovação da clínica
Você abre amostras de pacientes, de histórico, da agenda e do financeiro e confere antes de virar a chave. Divergência encontrada aqui é corrigida aqui — esse é o ponto do processo em que a clínica tem controle, e ele não é opcional.
Treinamento e virada de chave
Treinamento de profissionais, recepção e gestão, ativação das automações e início da operação. A virada é combinada com a clínica, normalmente fora do horário de pico, com acompanhamento dedicado nos primeiros 30 dias.
O processo é o mesmo, venha do que vier
A migração não muda de natureza conforme a origem. Os softwares de gestão mais usados no Brasil — iClinic, Feegow, Amplimed, ProDoctor, HiDoctor, Clinicorp, Shosp, GestãoDS — exportam dados em formatos diferentes, e o mesmo vale para quem nunca teve sistema nenhum e opera em papel, agenda de mesa e planilha. O que muda é o formato da exportação; o processo e o compromisso, não.
O cenário mais comum não é o da clínica com um sistema ruim: é o da clínica com três sistemas que não conversam — agenda em um lugar, prontuário em outro, financeiro na planilha e o atendimento no WhatsApp pessoal da recepção. Nesse caso a migração é também uma unificação, e o ganho aparece já na primeira semana.
Sem taxa escondida, sem prazo mínimo
Migração gratuita
Incluída no setup. Não existe taxa de migração cobrada à parte.
24 a 72 horas
Implantação completa — migração, configuração e treinamento — conforme o volume de dados e o número de profissionais.
Especialista dedicado
Uma pessoa responsável pela sua implantação, que configura, orienta e acompanha os primeiros dias.
Sem fidelidade e sem multa
A mensalidade não tem prazo mínimo de permanência. Cancelamento vale como não renovação do ciclo.
Mensalidade fixa
Sem cobrança por consulta, por atendimento ou por paciente cadastrado — e 100% em reais, sem indexação ao dólar.
Treinamento da equipe
Profissionais, recepção e gestão treinados no setup, com acompanhamento dedicado nos primeiros 30 dias.
E se um dia você quiser sair da Klinvia?
Se a facilidade de entrar é argumento de venda, a facilidade de sair é a prova de que o argumento é honesto. Em caso de cancelamento, você pode solicitar a exportação dos seus dados em formato padrão (CSV/JSON) no prazo de 30 dias após o encerramento — está escrito na Política Comercial e nos Termos de Uso, não é promessa de vendedor.
Sem fidelidade não significa muita coisa se o dado fica preso. As duas condições andam juntas, e é por isso que as duas estão no contrato.
Trocar de sistema não transfere a sua obrigação legal
A guarda do prontuário continua sendo responsabilidade da clínica, qualquer que seja o software. A Lei 13.787/2018 estabelece o prazo mínimo de 20 anos, contados do último registro, para a guarda do prontuário do paciente. É exatamente por isso que a migração precisa trazer o histórico clínico — e não só a lista de nomes e telefones.
Durante e depois da migração, o dado roda com hospedagem no Brasil, criptografia, log de acessos auditável e acesso por perfil, com a nossa equipe operando em camada administrativa separada da camada clínica. Dado de saúde é dado sensível na LGPD, e a troca de fornecedor é justamente o momento em que ele fica mais exposto. Entenda o que a lei exige no nosso guia de LGPD para clínicas e consultórios.
Dúvidas sobre migrar o sistema da clínica
Vou perder meus dados se trocar de sistema?
Não. A migração traz o que o seu sistema atual consegue exportar — cadastro de pacientes, histórico clínico, agenda futura, procedimentos, tabelas de preço e situação financeira. O trabalho de extrair, mapear e importar é do time da Klinvia; você confere e aprova antes da virada. Se algum bloco não vier completo, isso aparece na conferência, não depois.
Quanto tempo a clínica fica parada durante a migração?
A implantação completa — migração, configuração e treinamento — leva em regra de 24 a 72 horas, conforme o volume de dados e o número de profissionais. A clínica continua atendendo nesse período: a preparação acontece em paralelo e a virada de chave é combinada com você, normalmente fora do horário de pico.
Quem faz a migração: a minha equipe ou a Klinvia?
A Klinvia. A migração de dados é conduzida pela nossa equipe — sua equipe não precisa preencher planilha nem redigitar cadastro. O papel da clínica é indicar de onde vêm os dados, dar o acesso necessário e aprovar o resultado da conferência.
A migração tem custo à parte?
Não. A migração de dados é gratuita e está incluída no setup, junto com a configuração da agenda, dos profissionais, dos procedimentos e dos fluxos, o treinamento da equipe e a ativação das automações contratadas. Não existe taxa de migração cobrada separadamente.
E se o meu sistema atual não exportar tudo?
Acontece, e é a primeira coisa que a gente verifica. Cada sistema exporta em um formato e com uma profundidade diferente, e alguns liberam menos histórico do que o cliente espera. Na etapa de diagnóstico mapeamos o que dá para trazer, o que precisa de outro caminho e o que não vem — antes de você decidir, não depois. Quando não há exportação viável de algum bloco, ele entra como cadastro novo na configuração inicial.
Estou preso a um contrato com fidelidade. Como faço?
A Klinvia não tem fidelidade nem multa, mas o seu contrato atual tem as regras dele — vale conferir o prazo de aviso prévio antes de cancelar. Na prática, dá para agendar a implantação para a virada do seu ciclo atual, de forma que a clínica não pague dois sistemas ao mesmo tempo.
O que acontece com o prontuário antigo depois da troca?
A obrigação de guarda continua sendo da clínica, independentemente do sistema. A Lei 13.787/2018 estabelece o prazo mínimo de 20 anos, contados do último registro, para a guarda do prontuário do paciente. Por isso a migração traz o histórico clínico junto — e não só o cadastro — e por isso recomendamos manter uma cópia da exportação do sistema antigo até a conferência estar concluída.
Se um dia eu quiser sair da Klinvia, consigo levar meus dados?
Sim. Em caso de cancelamento, você pode solicitar a exportação dos seus dados em formato padrão (CSV/JSON) no prazo de 30 dias após o encerramento, conforme os nossos Termos de Uso. A ausência de fidelidade não serve de nada se o dado fica preso — as duas coisas andam juntas.
Descubra o que dá para migrar antes de decidir qualquer coisa
Em 30 minutos, mapeamos o que o seu sistema atual exporta, o que a sua clínica perderia e o que ganharia — e você sai da conversa sabendo o tamanho real da troca. Sem cartão, sem fidelidade.